季節の歳時記・手紙の書き方

謝罪文の書き方(メール・手紙)会社から個人お客様へのビジネス例文

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この記事では、謝罪文のメールや手紙の書き方について、例文を紹介しながら作成のポイントを解説させていただきます。

謝罪文を書くときに重要なことは、「できるだけ速やかに」「率直に(言い訳せずに)」の2つです。

どんなにていねいな文章であっても送る時期が遅いと意味がありませんし、くどくどと言い訳をたくさん書いてしまうと誠意が感じられない文章になってしまいますから注意してください。

以下では、ビジネス用途で会社から個人のお客様に謝罪文を送る必要がある場合のビジネス例文から、個人家庭のトラブルでの謝罪文の例文まで紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね(自分の子供がよその子供を怪我させてしまった場合の謝罪文の書き方はこちら

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謝罪文の手紙の書き方:絶対に外してはいけないポイント

謝罪文,手紙

上でも少し説明しましたが、謝罪文はできるだけ早いタイミングで相手に送るとともに、言い訳をせずに伝えたいことだけを簡潔に書くことが重要になります。

謝罪文のメール・手紙を書くときの最重要ポイント

  • ①少しでも早いタイミングで送る
  • ②言い訳をせず、簡潔に書く

>>謝罪文を構成する「6つの要素」から見る方はこちらをクリック

①の「少しでも早いタイミングで送る」については、特に説明は必要ないかと思います。

問題が発覚した時点で上司や先輩に速やかに報告し、指示をあおいだ上で少しでも早くお詫びのメールや手紙の作成にとりかかりましょう。

相手と日常的にコミュニケーションをよく取る間がらである場合には、その場ですぐ1本電話を入れるのがベターです。

一方で、関係性が無い相手の場合(初めて商品を購入していただいたお客さんなど)にはまずはメールや手紙で様子を見たほうが良いケースもあります。

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謝罪文の例文1(コンペの席上での部下の失言を詫びる場合)

前略 取り急ぎ一筆申し上げます。

先日の会議の席上におきまして、弊社の社員が軽はずみな発言をいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。

広告コンペのプレゼンの場とはいえ、御社を中傷するような誤った発言をしてしまったことにつきましては、部下を監督する立場としてただ恥じ入るばかりでございます。

当人には二度とこのような行為を繰り返さぬよう厳に注意し、全社員に対しても同様の教育・指導を徹底して参る所存でございます。

部下の失言につきまして改めてお詫び申し上げますとともに、このたびの件につきまして、どうかご容赦くださいますよう説にお願い申し上げます。

草々

注目ポイント

  • 何について謝っているのか?を明確にしましょう(上の例では「先日の会議の席上におきまして、弊社の社員が軽はずみな発言をいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。」の部分が該当します)
  • 今後の対応や、すでに行った対策についても具体的に説明しましょう(「当人には二度とこのような行為を繰り返さぬよう厳に注意し、全社員に対しても同様の教育・指導を徹底して参る所存でございます。」)

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「言い訳せずに簡潔に書く」とは「余計なことは一切書かない」ということ

謝罪文

「言い訳せずに簡潔に書く」については、簡単なようでなかなか難しいというのが実際のところです。

簡潔に書くというのは、逆にいえば「余計なことは書かない」「重要なことだけ書く」ということですね。

例えば、通常の手紙やメールでは「時候の挨拶」や相手の様子をうかがう文章、あなたの近況などを書き出し部分に入れますが、謝罪文にはそういった文章はすべて必要ありません。

>>通常の手紙の書き出し部分についてはこちらの記事を参考にしてください

謝罪文にあなたの近況等を書いてしまうと、かえって馴れ馴れしい印象を持たれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

謝罪文では、次のような項目をだけ書くようにして、余計なことは極力書かないという意識をもって文章を作成してください。

謝罪文を構成する「6つの要素」

  • ①頭語(「拝啓」や「前略」など)
  • ②謝罪の文章(何に対して謝っているのかを明確に)
  • ③なぜそのようなことが生じたのかについての説明
  • ④今後の対応やすでに行った対策の具体的説明
  • ⑤相手の許しを請う言葉
  • ⑥結語

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上の①~⑥の項目をもとに、謝罪文を作成する場合、以下のような例文が考えられます。

謝罪文の例文2(酒の席での失態をお詫びする場合)

拝啓 昨日の会合では立場もわきまえず、失礼な言動を致しましたことを心よりお詫びいたします。

アルコールが入っていたとはいえ、~様に対してあのような失言を口にしてしまったことは、後悔でいたたまれず、恥ずかしさに身が縮む思いでおります。

今後は二度と、同じ失敗を繰り返すことの無いよう、厳に自制して参る所存でございます。

誠に身勝手なお願いではございますが、今後も変わらずお付き合いをくださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

なお、相手を不快にさせてしまった具体的な言葉の内容や、行為の具体的な状況をあらためて記載することは避けなくてはなりません。

例えば、「会議の席上で~様に対して『~』という発言をしてしまったことは…」というような、具体的な状況を描写する書き方はNGです。

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