Pocket

この記事では、謝罪文の手紙の書き方や例文を紹介させていただきます。

ビジネスで活用できるお客様に贈る手紙~子供の不始末をお詫びする手紙の書き方まで紹介していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。


Sponsored Links

謝罪文の手紙の書き方:絶対に外してはいけないポイント

謝罪文,手紙

謝罪文の手紙を書くときには、具体的には次の3点のポイントを外さないように注意してください。

謝罪文の手紙を書くときのポイント

  • ①お詫びしたい事柄に関することだけを書く
  • ②手紙の中に含めるべき内容と順番
  • ③手紙を渡すタイミング

このポイントをおさえるだけで、相手にこちらの誠意がより伝わりやすくなります。

謝罪はとてもデリケートな問題なので、いかに自分の気持ちを伝えられるかが重要になります。

それでは3点のポイントについて、順番に解説させていただきます。


Sponsored Links

①お詫びしたい事柄に関することだけを書く

1つ目のポイントとして、謝罪文の手紙には、お詫びしたい事柄に関することだけを書くようにしましょう。

普通の手紙のように、ご自身の近況を述べる必要はありません。

というのも、謝罪の手紙では時候の挨拶も含めて、前書きは省略するのが一般的です。

近況等を書いてしまうと、かえって馴れ馴れしい印象を持たれてしまう可能性もあるので、お詫びしたい事柄から書くようにしましょう。

Sponsored Links

②手紙の中に含めるべき内容と順番

謝罪文,手紙

謝罪の手紙には、次のような内容が順序よく並ぶように注意しましょう(後で例文を紹介しています)

お詫びの手紙に含めるべき内容

  • 1.不始末の内容に関する当方の認識を書く
  • 2.お詫びと反省の言葉を書く
  • 3.今後の対応について書く

順番に説明させていただきます。

Sponsored Links

1.不始末の内容に関する当方の認識を書く

まずは「どういう不始末をしてしまったとこちら側が認識しているのか」を、客観的に順序よく記載する必要があります。

お詫びするに至った事情や状況について、双方で共通認識を持つことが重要だからです。

ただし、事実認識に食い違いがある場合もありますから、あくまでもこちらの認識ではこうですが、そちらの認識と食い違っていませんでしょうか?と問いかける姿勢を示すのが重要です。

例えば、「当方の認識では」「私どもが関係先に調査したところ」「息子が申しますことによると」といったような表現を用いるのが良いでしょう。

2.お詫びと反省の言葉を書く

次に、お詫びと反省の言葉を書きますが、これは誠実に行うのみです。

言葉を濁したくなる場合もあるかと思いますが、多くの場合その場限りの解決になり、本当の和解には至りません。

自分に責任の一端があることを自覚して、お詫びと反省は誠実に行うことが重要です。

3.今後の対応について書く

最後に今後の対応について明確に書きます。

対応策をきちんと考え、実行する旨を伝えましょう。

今後も付き合うことが予想されるからこそ、謝罪の手紙を出しているわけですから、相手の気持ちになって、今後の対応策について記載することが必要です。

Sponsored Links

③謝罪の手紙を渡すタイミング

3つ目のポイントとして、謝罪の手紙は「渡すタイミングを失わないこと」が最重要です。

お詫びが遅れれば、それだけ人間関係をこじらせるリスクが上がります。

内容自体ももちろん大事ですが、円満解決のためには、可能な限り早く相手に謝罪の気持ちを伝えることが大事になるわけです。

目指すべき円満解決のために、こちらの不始末が分かり次第、謝罪の手紙を書き、相手に送るようにしましょう。


Sponsored Links

謝罪文の手紙の例文①:お客様に送るビジネス用

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は、請求金額の誤りの件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

弊社で原因を調査しましたところ、誤った商品コードを入力してしまい、本来の商品とは異なる単価で計算が行われてしまいったようです。

今後弊社では、このようなヒューマンエラーの発生を防止するべく、全社的に管理体制を改め、ミスの発覚を事前に掴む所存です。

単価計算という信頼の基礎とも言える部分でのミスで、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

今後は二度とこのような不手際のないよう、十分注意いたしますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

略儀ではございますが、取り急ぎ書面 にてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具


Sponsored Links

謝罪文の手紙の例文②:子供や家族の不始末をお詫びする場合

拝啓 取り急ぎお手紙で失礼させていただきます。この度は、大切なご子息に怪我をさせてしまい、本当に申し訳ございませんでした。

私どもの家庭における日頃の指導の甘さを恥じ、深くお詫び申し上げます。

担任の先生と息子に詳しい事情を聞き、傷つけるつもりはなかったとは申しておりますが、このたびおかけしましたご迷惑に、何とお詫び申し上げてよいものか、言葉もございません。

息子には厳しく注意し、二度と同じことをしないよう約束しました。

本人も、かけがえのない大切な友達に怪我を負わせてしまいましたことを後悔し、心から反省しております。

お許しをいただければ、お詫びと治療費のことなどを相談させていただきたいと思います。

この度は大変申し訳ありませんでした。

まずは書面にてお詫び申し上げます。

敬具

Sponsored Links

謝罪文の手紙の例文③:借りていたものを壊した場合

取り急ぎ一筆差し上げます。先日は、ご愛用の万年筆を拝借し、誠に助かりました。

しかし、誠に申し上げにくいのですが、取扱に慣れていなかったせいか、お借りした大切な万年筆を破損させてしまいました。

すぐに、専門店へ問い合わせいたしましたが、あいにく修理に2週間ほどかかるとのことでした。

修理が済み次第改めてご連絡のうえ、お詫びかたがたご返納に参上致します。

まずはご報告とお詫びまで。

草々

Sponsored Links

Pocket

関連記事と広告