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この記事では、謝罪文のメールや手紙の書き方について、例文を紹介しながら作成のポイントを解説させていただきます。

謝罪文を書くときに重要なことは、「できるだけ速やかに」「率直に(言い訳せずに)」の2つです。

どんなにていねいな文章であっても送る時期が遅いと意味がありませんし、くどくどと言い訳をたくさん書いてしまうと誠意が感じられない文章になってしまいますから注意してください。

以下では、ビジネス用途でお客様宛に謝罪文を送る必要がある場合の例文から、個人家庭のトラブルでの謝罪文の例文まで紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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謝罪文の手紙の書き方:絶対に外してはいけないポイント

謝罪文,手紙

上でも少し説明しましたが、謝罪文はできるだけ早いタイミングで相手に送るとともに、言い訳をせずに伝えたいことだけを簡潔に書くことが重要になります。

謝罪文のメール・手紙を書くときの最重要ポイント

  • ①少しでも早いタイミングで送る
  • ②言い訳をせず、簡潔に書く

>>謝罪文を構成する「6つの要素」から見る方はこちらをクリック

①の「少しでも早いタイミングで送る」については、特に説明は必要ないかと思います。

問題が発覚した時点で上司や先輩に速やかに報告し、指示をあおいだ上で少しでも早くお詫びのメールや手紙の作成にとりかかりましょう。

相手と日常的にコミュニケーションをよく取る間がらである場合には、その場ですぐ1本電話を入れるのがベターです。

一方で、関係性が無い相手の場合(初めて商品を購入していただいたお客さんなど)にはまずはメールや手紙で様子を見たほうが良いケースもあります。

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謝罪文の例文1(コンペの席上での部下の失言を詫びる場合)

前略 取り急ぎ一筆申し上げます。

先日の会議の席上におきまして、弊社の社員が軽はずみな発言をいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。

広告コンペのプレゼンの場とはいえ、御社を中傷するような誤った発言をしてしまったことにつきましては、部下を監督する立場としてただ恥じ入るばかりでございます。

当人には二度とこのような行為を繰り返さぬよう厳に注意し、全社員に対しても同様の教育・指導を徹底して参る所存でございます。

部下の失言につきまして改めてお詫び申し上げますとともに、このたびの件につきまして、どうかご容赦くださいますよう説にお願い申し上げます。

草々

注目ポイント

  • 何について謝っているのか?を明確にしましょう(上の例では「先日の会議の席上におきまして、弊社の社員が軽はずみな発言をいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。」の部分が該当します)
  • 今後の対応や、すでに行った対策についても具体的に説明しましょう(「当人には二度とこのような行為を繰り返さぬよう厳に注意し、全社員に対しても同様の教育・指導を徹底して参る所存でございます。」)

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「言い訳せずに簡潔に書く」とは「余計なことは一切書かない」ということ

謝罪文

「言い訳せずに簡潔に書く」については、簡単なようでなかなか難しいというのが実際のところです。

簡潔に書くというのは、逆にいえば「余計なことは書かない」「重要なことだけ書く」ということですね。

例えば、通常の手紙やメールでは「時候の挨拶」や相手の様子をうかがう文章、あなたの近況などを書き出し部分に入れますが、謝罪文にはそういった文章はすべて必要ありません。

>>通常の手紙の書き出し部分についてはこちらの記事を参考にしてください

謝罪文にあなたの近況等を書いてしまうと、かえって馴れ馴れしい印象を持たれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

謝罪文では、次のような項目をだけ書くようにして、余計なことは極力書かないという意識をもって文章を作成してください。

謝罪文を構成する「6つの要素」

  • ①頭語(「拝啓」や「前略」など)
  • ②謝罪の文章(何に対して謝っているのかを明確に)
  • ③なぜそのようなことが生じたのかについての説明
  • ④今後の対応やすでに行った対策の具体的説明
  • ⑤相手の許しを請う言葉
  • ⑥結語

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上の①~⑥の項目をもとに、謝罪文を作成する場合、以下のような例文が考えられます。

謝罪文の例文2(酒の席での失態をお詫びする場合)

拝啓 昨日の会合では立場もわきまえず、失礼な言動を致しましたことを心よりお詫びいたします。

アルコールが入っていたとはいえ、~様に対してあのような失言を口にしてしまったことは、後悔でいたたまれず、恥ずかしさに身が縮む思いでおります。

今後は二度と、同じ失敗を繰り返すことの無いよう、厳に自制して参る所存でございます。

誠に身勝手なお願いではございますが、今後も変わらずお付き合いをくださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

なお、相手を不快にさせてしまった具体的な言葉の内容や、行為の具体的な状況をあらためて記載することは避けなくてはなりません。

例えば、「会議の席上で~様に対して『~』という発言をしてしまったことは…」というような、具体的な状況を描写する書き方はNGです。

相手が謝罪文を読んだときに、その時の情景をまざまざと思いだしてさらに腹を立てさせてしまう可能性があるためです。

上の例文にあるように、「~様に対してあのような失言を口にしてしまったことは~」というように、ある程度ぼかした言い方にする気づかいが必要です。

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原因がまだ特定できていない状態で送る謝罪文は「締め」が重要

謝罪文

ビジネスで送る謝罪文の場合には、何よりも「早く謝罪文を相手に送る」ということが重要になります。

その際、謝罪文を作成した段階においては、まだ謝罪するべき事態が生じた原因や、今後の対処方法が具体的にまだ特定できていないということも考えられるでしょう。

そのような場合には、謝罪文の締めの部分(一番最後の部分)において、「現在調査中のため、後日改めて結果のご報告をさせていただきたく存じます」という締めの一文を入れ、後日詳細を改めて報告するという方法をとりましょう。

例文としては以下のような形が考えられます。

謝罪文の例文3:不良品を納品してしまった場合

拝啓 先日は弊社の商品「~」の納品作業におきまして、不良品の混在が発覚いたしましたことを深くお詫び申し上げます。

弊社~工場の職員一同、不甲斐なさに恥じ入るばかりでございます。

〇月×日現在、原因究明に全力を挙げておりますが、いまだ具体的な原因を特定するには至っていないのが現状でございます。

④1日も早く不良品混在の原因を特定し、後日改めて結果のご報告をさせていただきたく存じます。

つきましては、代替製品の~をすみやかに納品させていただきたく存じますが、弊社担当者に今後のご意向についてお申し付けいただけませんでしょうか。

近日中に弊社担当者~がお詫びに伺いますので、その際にご教示くださいますようお願い申し上げます。

このたびの不始末につきまして深くお詫び申し上げるとともに、なにとぞご寛恕くださいますよう、伏してお願い申し上げます。

敬具

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謝罪文の文章表現についての注意事項

謝罪文

謝罪文の手紙やメールを送る場合、上の例文で紹介した①~⑥の項目を簡潔に記すとともに、文章の表現方法につては次のようなポイントを押さえておくと良いでしょう。

謝罪文の表現についての注意事項

  • 1.不始末の内容に関する当方の認識を書く
  • 2.お詫びと反省の言葉を心を込めて書く
  • 3.今後の対応については、現時点でのできる限り具体的な内容を書く

順番に説明させていただきます。

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1.不始末の内容に関する当方の認識を書く

まずは「どういう不始末をしてしまったとこちら側が認識しているのか」を、客観的に順序よく記載する必要があります。

お詫びするに至った事情や状況について、双方で共通認識を持つことが重要だからです。

ただし、事実認識に食い違いがある場合もありますから、あくまでもこちらの認識ではこうですが、そちらの認識と食い違っていませんでしょうか?と問いかける姿勢を示すのが重要です。

例えば、「当方の認識では」「私どもが関係先に調査したところ」「息子が申しますことによると」といったような表現を用いるのが良いでしょう。

2.お詫びと反省の言葉を心を込めて書く

次に、お詫びと反省の言葉を書きますが、これは誠実に行うのみです。

言葉を濁したくなる場合もあるかと思いますが、多くの場合その場限りの解決になり、本当の和解には至りません。

自分に責任の一端があることを自覚して、お詫びと反省は誠実に行うことが重要です。

3.今後の対応には現時点でのできる限り具体的な内容を書く

今後の対応については、謝罪文を作成する時点において、可能な限りの具体的な内容を書きます。

対応策をきちんと考え、実行する旨を伝えましょう(すでに実行した対策についても書きます)

相手としては、今後も同じような失態が無いかどうか?が非常に気になるものですから、今後は同様の事態が生じないようにするために行った対策を具体的に記す必要があります。

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謝罪の手紙やメールを送るタイミング

謝罪文

謝罪の手紙やメールは「可能な限り相手に早く着くこと」が重要です。

お詫びが遅れれば、それだけ新たな問題を生じさせるリスクが上がります。

原因究明に時間がかかりそうな場合には、上の例文でも見たように現在調査中のため、後日改めて結果のご報告をさせていただきたく存じます」という締めの文章を入れ、可能な限り迅速に対応していることが相手にわかるようにしなくてはなりません。

円満解決のために、こちらの不始末が分かった時点で謝罪文を作成し、相手に送るようにしましょう。

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謝罪文の手紙の例文:お客様に送るビジネス用

拝啓 この度は、請求金額の誤りの件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

弊社で原因を調査しましたところ、誤った商品コードを入力してしまい、本来の商品とは異なる単価で計算が行われてしまいったようです。

今後弊社では、このようなヒューマンエラーの発生を防止するべく、全社的に管理体制を改め、ミスの発覚を事前に掴む所存です。

単価計算という信頼の基礎とも言える部分でのミスで、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

今後は二度とこのような不手際のないよう、十分注意いたしますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

略儀ではございますが、取り急ぎ書面 にてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具


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謝罪文の手紙の例文:子供や家族の不始末をお詫びする場合

拝啓 取り急ぎお手紙で失礼させていただきます。この度は、大切なご子息に怪我をさせてしまい、本当に申し訳ございませんでした。

私どもの家庭における日頃の指導の甘さを恥じ、深くお詫び申し上げます。

担任の先生と息子に詳しい事情を聞き、傷つけるつもりはなかったとは申しておりますが、このたびおかけしましたご迷惑に、何とお詫び申し上げてよいものか、言葉もございません。

息子には厳しく注意し、二度と同じことをしないよう約束しました。

本人も、かけがえのない大切な友達に怪我を負わせてしまいましたことを後悔し、心から反省しております。

お許しをいただければ、お詫びと治療費のことなどを相談させていただきたいと思います。

この度は大変申し訳ありませんでした。

まずは書面にてお詫び申し上げます。

敬具

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謝罪文の手紙の例文③:借りていたものを壊した場合

取り急ぎ一筆差し上げます。先日は、ご愛用の万年筆を拝借し、誠に助かりました。

しかし、誠に申し上げにくいのですが、取扱に慣れていなかったせいか、お借りした大切な万年筆を破損させてしまいました。

すぐに、専門店へ問い合わせいたしましたが、あいにく修理に2週間ほどかかるとのことでした。

修理が済み次第改めてご連絡のうえ、お詫びかたがたご返納に参上致します。

まずはご報告とお詫びまで。

草々

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