インボイスの書き方を例文で解説！返品や取引条件の正しい記載方法

インボイスは、海外に荷物を送るときに書く書類ですが、初めてでどう書いていいかわからない…という方も少なくないでしょう。

この記事では、インボイスの書き方についてくわしく説明します。

インボイスは書いた内容に間違いがあると修正申告などの面倒な手続きが必要になりますから、注意しておいてくださいね。

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インボイスの書き方：例文で解説！

海外へ物品を送る際には税関への申告や検査、相手国での輸入通関手続きが必要ですから、送る物品の内容を示すインボイスは正確に記載しなくてはなりません。

具体的には、インボイスに記入するのは次の11項目です。

インボイスは送り先の国で通用する言語または英語・フランス語で記入します。

ここでは間違いやすい部分について、英語での記入方法を紹介しましょう。

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差出人と受取人住所の書き方

英語の場合の住所の記載方法は、日本語の場合とかなりルールが違います。

例えば日本での住所が次のようになっていたとしましょう。

この場合に、英語での記載方法は次のようになります。

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品名・重量・数量・単価・品名ごとの総額・合計額

インボイスの品名、重量、数量、単価、品名ごとの総額、合計額の記載方法を知っておきましょう。

↓例えば、次のような4つの物品を海外に送る倍のインボイスの書き方を紹介します。

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内容品の外装の総個数は荷物の個数を書きます。

総重量は箱などの梱包材も含めた重量を書きます。

原産国名は品物の原産国が日本であれば、JAPANと記入します。

取引条件や返品についての記載方法

インボイスでいう「取引条件」とは、日本郵便の書式でいえば「支払い条件」（Payment Terms）の項目のことです。

売買取引で相手からの送金が必要な場合に記入しますが、贈り物などを送る無償の場合は何も記入しなくて大丈夫です。

返品する場合も、インボイスの記載は通常の配送と同様です。

返品するものの品名や個数、金額を正確に記入しましょう。

有償・無償についての記載方法

有償か無償かは、どちらかにチェックするだけです。

有償の場合は支払い条件にも条件を記入します。

無償は「贈り物」「商品見本」「その他」のどれかにもチェックを入れましょう。

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書く前に情報を集める

インボイスを正確に記入するためには、送る物の情報を事前に集めておきましょう。

重量と金額、英語での表記をメモしておけば、書き損じる恐れもありません。

海外に送れないものもある

海外に送る荷物では、共通して送れないものと、国や地域ごとに禁制品として送れないものがあります。

これ以外に国・地域ごとに送れないものもあるので、送る前に日本郵便のサイトなどでチェックしておきましょう。

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インボイスの書き方を間違えてしまった場合の対処法

インボイスの間違いに気づいた場合は、できるだけ早く税関に届け出ましょう。

間違えて問題となるのは、関税が取られる場合の申告価格です。

実際の金額より高く記載してしまった場合、多く払った関税の更正の請求をすることで、払い過ぎた税金を還付してもらうことができます。

低く申告した場合は修正申告をする必要があります。

不足分の関税を納付することに加えて、加算税が課される場合もあります。

修正申告のやり方

修正申告は、契約書やインボイスに記載されている数量と、実際に送った数量が異なることを証明する書類を添付して、税関に申告します。

これを怠ると偽りや不正行為と判断されて懲役や罰金が課せられることもあるので、注意しましょう。

まとめ

今回は、インボイスの書き方について説明しました。

相手国の言語か英語で記入する点で難しく感じますが、各項目は限られているので思ったほど大変ではありません。

ただし、インボイスの個数や金額は正確に記入しましょう。

送ってはいけない物もしっかりチェックして、うっかり送ってしまわないように注意してくださいね。

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