この記事では、お詫びの手紙をお客様にあてて書く場合の書き方をご説明します。
急いでいる方向けに例文も紹介していますので、参考にしてみてくださいね。
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お詫びの手紙（お客様宛）書き方のポイント
お詫びの手紙をお客様に送る際に最も大事なことは、できるだけ早いタイミングで送ることです。
しかしその一方で、内容や書き方がおざなりであれば、円満解決は望めません。
ごまかしや小細工をせず、心からの謝意が伝わる文面を書き方をしつつ、なるべく早くお詫びの手紙を送ることが重要です。
また、ミスやトラブルの大きさによって、差出人が変わることにも注意しましょう。
担当者のレベルで良いものや、該当する部署の責任者名で良いもの、代表者（社長）名で出さなくてはいけないものもなど、状況に応じた判断が求められます。
お客様に送るお詫びの手紙の書き方として、次のようなポイントを押さえましょう。
お詫びの手紙をお客様に送る際のポイント
- 不要な前置き等は入れない
- 自分の落ち度を認め、迷惑をかけたことを詫びる
- どのように対処したかを述べる
- 同じ失敗を繰り返さないという決意表明と反省の意を伝える
例文をご紹介しますので、場合に応じて謝罪の内容を変えてご活用ください。
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お詫びの手紙（お客様宛）ビジネス向け例文①
謹啓平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社製品の納品の件で大変ご迷惑をおかけしましたこと、心より謹んでお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。
弊社で原因を調査しましたところ、受注と発送の担当者間での伝達に齟齬があったようです。
これは弊社のヒューマンエラーであり、今後のこのようなことがないように口頭と伝票での伝達だけでなく、デジタルで記録が残るように管理システムを一新いたします。
弊社の不手際により、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを重ねて深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなミスの無いよう、精進して参り所存でございます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
簡単ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、宜しくお願い申し上げます。
謹白
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お詫びの手紙（お客様宛）ビジネス向け例文②
拝啓平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたびは弊社で〇〇様を担当させていただいた者の対応で、不愉快な思いと多大なご迷惑をおかけしたことを心より厚くお詫び申し上げます。
本来ですと直接お詫び申し上げるべきところですが、書中にてお許しください。
今回の〇〇様のご指摘を受け、従業員一同、気持ちを正しております。
今後このようなご無礼がなく、お客様にご満足いただけるサービスに徹するよう、精進してまいります。
誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、今後ともご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
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お客様からのクレームに応える意思があることを明記する
接客に問題があった場合は、お客様の指摘を理解したことを伝え、今後同じことがないように伝えることが重要です。
接客のどういう部分に問題があり、今後どのように改善していくのかを明確に伝えることで、今後のより良い関係の継続を目指すことができます。
お詫びの手紙をお客様に書くには、責任の所在や対応策を明記する
責任の所在やなぜその問題が起こったか、そしてその対応策についても明記しましょう。
そうすることによって、謝罪の意思が伝わり、円満な解決と今後の良好な関係を築くことに繋がります。
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